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Blog Le temps des cerises : préparer la reprise – Acte IV

Exécuter & Communiquer

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22/05/2020

Article d'expert

Par la communauté inspearit "Le temps des cerises"

Par : Philippe Aknin, Rodolphe Arthaud, Jean-Yves Guilbaud, Damien Lefebvre

 

Cet article est le dernier de notre série « le temps des cerises : préparer la reprise ». À ce stade, vous avez fait un état des lieux à 360° de votre situation, vous avez priorisé vos objectifs, avec l’ensemble de vos parties prenantes, sur trois horizons de temps, et vous avez conçu des plans nominaux et dégradés de reprise en fonction d’hypothèses déterminantes et conditions de reprise. Vous avez également anticipé des activités préparatoires au lancement de ces plans.

Établir un plan de reprise​

Il est temps désormais de formaliser concrètement le plan qui va mettre en musique les scénarios retenus dans l’étape « Concevoir les scénarios de reprise ». Réaliser les scénarios conçus, c’est identifier, estimer et planifier les ressources, c’est concrétiser la surveillance des critères de reprise et c’est engager les parties prenantes concernées, tant internes qu’externes.

Concernant les ressources, tant matérielles qu’humaines, vous vous focaliserez sur les moyens nécessaires à la conduite des activités préparatoires : stocks, équipements, consommables sont à restaurer ; machines et systèmes informatiques sont à remettre en état par les personnes qualifiées. En listant vos besoins en ressources, vous identifierez également des accords fournisseurs à actualiser et négocier.

Les actions préparatoires seront planifiées sur la base des processus revisités à la lumière des nouvelles conditions (sanitaires notamment). Plutôt que de considérer le déconfinement comme un événement qui a un « avant » et un « après », voyez-le comme un processus continu qui coordonne vos activités et celles de vos partenaires.

Dans la planification de vos actions et ressources, vous mettrez un accent particulier sur, d’une part les critères de lancement des actions (les hypothèses dimensionnantes sont-elles vérifiées ?) et, d’autre part, les conditions du déconfinement sanitaire (les conditions anticipées sont-elles confirmées ?). Parmi vos outils de pilotage ou de surveillance, un tableau de bord visuel des hypothèses et conditions sera particulièrement utile, car il déclenchera inévitablement les ajustements, changements de plans et replanifications auxquels on peut s’attendre.

Nous en avons parlé à plusieurs reprises dans cette série d’articles, la restauration de la confiance à tous niveaux est critique pour la reprise. Vous vous attacherez à engager l’ensemble des parties prenantes concernées, tant internes qu’externes, dans la revue des hypothèses, des critères de reprise et des plans proposés.

Communiquer​, communiquer, communiquer…

On ne dira jamais assez combien le plan de communication de tout projet est important pour mobiliser les parties prenantes autour des enjeux dudit projet. Restaurer la confiance, c’est aussi communiquer de façon appropriée, avec des messages cohérents malgré les inévitables incertitudes et changements d’hypothèses.

Tout au long des étapes que nous avons décrites à travers cette série de quatre articles, vous devez gérer la reprise de confiance et l’engagement au travers des moyens de communication adaptés, sur les plans organisationnel, opérationnel et contractuel :

  • Sur le plan organisationnel, valider et présenter l’organisation révisée du travail :
    Conduire la concertation avec les représentants du personnel puis présenter la nouvelle organisation et les nouvelles règles au personnel, en précisant les dispositions transitoires et pérennes.
  • Sur le plan opérationnel, fédérer les acteurs :
    Organiser des réunions de relance avec toutes les personnes concernées (acteurs de la préparation, directions de projet, équipes de support) pour présenter d’une part le plan d’action de préparation, d’autre part les plans révisés des projets. Ces réunions doivent permettre de confirmer l’engagement des parties prenantes et de compléter le cas échéant les plans d’action.
  • Sur le plan contractuel, réaffirmer l’engagement de l’entreprise :
    Rencontrer les clients, partenaires et fournisseurs, pour leur présenter les éléments des plans modifiés qui les concernent et les conforter en leur dévoilant certaines actions de préparation.

Lors de chaque réunion, il est important que vous soyez à l’écoute, non seulement des inquiétudes, mais aussi des suggestions et innovations proposées par vos interlocuteurs, avec un niveau adapté de réponse et de prise en compte.

Mener les actions de préparation​

Le plan de reprise étant maintenant établi, partagé en interne et communiqué aux partenaires de l’entreprise, il ne reste plus qu’à le mettre en œuvre… avec des précautions indispensables ! En effet, vos nombreuses hypothèses ne seront pas toutes confirmées. Aussi, il sera essentiel de surveiller les points les plus à risque et les engagements les plus déterminants, afin de faire évoluer les plans en temps réel et réviser les accords avec les partenaires.

Pour cela, la conduite des actions de préparation est essentielle, car ces actions permettent de renforcer les hypothèses. Tout au long de cette période de préparation, vous devrez mesurer l’impact de chaque action sur vos hypothèses, évaluer votre niveau de confiance et être prêts à renforcer ou ajuster le plan de reprise, en étant à la fois proactifs et réactifs dans votre prise de décision.

 

Schéma récapitulatif du processus de reprise

Pour aller plus loin

Les équipes de beaucoup d’entreprises vont ainsi être amenées à reprendre du service après un arrêt forcé. Contrairement à l’annonce du confinement qui a pris plus d’une société de court, cette reprise peut et doit être anticipée.

Si vous souhaitez aller plus loin et vous préparer à d’autres crises, quelle qu’en soit la nature, nous vous invitons à assister au webinar que nous consacrerons à la résilience des entreprises le 4 juin. Pour plus d’infos : info.fr@inspearit.com

 

Intégralité des articles de la série « Temps des cerises : préparer la reprise » 

Le temps des cerises : préparer la reprise – Acte I
Le temps des cerises : préparer la reprise – Acte II
Le temps des cerises : préparer la reprise – Acte III
Le temps des cerises : préparer la reprise – Acte IV