Scrum Master : comment soutient-il la performance des trains ?

Dans les environnements agiles à grande échelle, la performance des Agile Release Trains (ARTs) est un facteur déterminant pour la réussite des projets et la livraison continue de valeur. Au cœur de cette dynamique, la mission du Scrum Master va bien au-delà de la simple gestion d’une équipe : il est un acteur clé du succès des trains ! 

En facilitant les cérémonies agiles, le Scrum Master assure une communication fluide et une collaboration efficace entre les équipes. Il soutient également l’amélioration continue en encourageant les rétrospectives, en identifiant et en aidant à supprimer les obstacles permettant ainsi aux équipes de se concentrer pleinement sur la livraison de valeur.  

Mais son rôle ne s’arrête pas là : il veille également à l’alignement des équipes avec les objectifs du train, encadre les pratiques agiles et collabore avec d’autres rôles clés pour assurer une coordination optimale. Dans ce deuxième article, nous allons explorer en détail comment le Scrum Master contribue de manière décisive à la performance des Agile Release Trains. 

Améliorer les performances du Train 

La performance du Train est une responsabilité partagée entre le Release Train Engineer (RTE) et les Scrum Masters au sein d’un même Train. Leur collaboration est essentielle pour améliorer cette performance de manière significative. 

Mais comment le Scrum Master contribue-t-il concrètement à cette amélioration ? Voici quelques-unes de ses principales actions : 

• Il coache et encadre l’itération d’Innovation & Planning. 

• Il favorise une relation de confiance avec les parties prenantes du train. 

• Il aide à la préparation et à l’animation des System Demos. 

• Il participe à la préparation et à l’animation des sessions d’Inspect & Adapt. 

• Il facilite, en collaboration avec le RTE, les ateliers de résolution des problèmes du train. 

Ces activités permettent au Scrum Master de jouer un rôle clé dans l’optimisation de la performance du Train. 

Le Scrum Master coache et encadre l’itération d’Innovation & Planning 

Le Scrum Master joue un rôle crucial dans l’encadrement de l’itération d’Innovation & Planning (IP) telle que décrite dans SAFe. Son objectif principal est de s’assurer que les équipes ne planifient pas de travail traditionnel pendant cette itération lors du PI Planning. Il doit accompagner les équipes pour : 

• Utiliser cette itération comme un “tampon de travail” pour atteindre les objectifs du PI. 

• Consacrer du temps à l’innovation, à la veille technologique, à la formation, et à la création de prototypes. 

• Préparer le PI Planning et les sessions d’Inspect & Adapt. 

Cependant, lors de nos accompagnements de différents Trains, nous avons souvent constaté que l’aspect “innovation” est le plus souvent négligé. Pendant l’itération d’IP, le Scrum Master doit aider les équipes à faire émerger des idées et à créer une synergie entre elles pour développer des projets communs. Sans cet accompagnement, l’itération d’IP risque d’être utilisée uniquement pour des tâches de livraison, ce qui engendre plusieurs problèmes : 

• Les équipes, mal à l’aise, préfèrent travailler sur des tâches déjà présentes dans leur backlog, ce qui conduit à un sur-engagement. 

• Elles ne préparent pas correctement leur PI Planning. 

• Cela entraîne une baisse de la prédictibilité des livrables. 

Ces dysfonctionnements peuvent amener les Business Owners, Product Managers et autres parties prenantes à remettre en question l’utilité de l’itération d’IP, affectant la relation de confiance. 

Un bon moyen de stimuler l’innovation est de briser les silos entre les équipes en organisant des ateliers d’idéation sur l’avenir des produits de l’entreprise, et comment les équipes peuvent y contribuer. 

Il construit la relation de confiance avec les parties prenantes du Train 

Le Scrum Master joue un rôle essentiel dans la relation de confiance entre l’équipe et les parties prenantes du Train. 

En aidant les équipes à respecter leurs engagements, il permet au Train dans son ensemble d’atteindre ses objectifs de manière cohérente, PI après PI. La prédictibilité étant l’un des éléments clés de cette relation de confiance. 

Par ailleurs, en étant transparent, Le Scrum Master crée un climat de confiance en encourageant les équipes à exprimer ouvertement leurs difficultés. Lorsque des problèmes surviennent, il est de la responsabilité du Scrum Master d’informer les Business Owners (BO), Product Managers (PM), et autres parties prenantes des difficultés rencontrées. En assurant le même niveau d’information à toutes les parties, les ressources nécessaires pour résoudre les problèmes sont mobilisées plus rapidement. 

Cette approche favorise un meilleur alignement et renforce la confiance entre le Train, les différentes parties prenantes du Train et l’entreprise. 

Le Scrum Master aide à la préparation et l’animation des System Demo 

Les « System Demos » sont des événements réguliers lors desquels les équipes présentent les fonctionnalités terminées et partiellement intégrées au cours d’un PI (Program Increment). Le rôle du Scrum Master dans ces démonstrations est essentiel pour garantir leur bon déroulement. 

Comment le Scrum Master facilitent ces démonstrations ?

• Assure la tenue des réunions : Il veille à ce que les System Demos aient lieu selon le planning prévu et que le temps alloué soit respecté. 

• Aide à la préparation des scénarios utilisateurs : Il soutient les Product Managers (PM) et Product Owners (PO) dans la création de scénarios utilisateurs qui utilisent les nouvelles fonctionnalités, permettant ainsi une démonstration cohérente entre les différents systèmes. 

• Coordonne avec la System Team : Ils travaillent en étroite collaboration avec la System Team pour s’assurer que l’environnement de démonstration est stable et que les bons jeux de données sont disponibles. 

• Assure la présence des parties prenantes : En collaboration avec les PO, ils veillent à ce que les parties prenantes appropriées soient présentes pour recueillir des retours. Ces retours sont cruciaux pour vérifier si les fonctionnalités livrées répondent aux attentes et pour faire émerger de nouvelles idées. 

Un manque de coordination peut considérablement réduire la qualité des System Demos et, par conséquent, limiter la valeur des retours obtenus. 

Il est fréquent que les Scrum Masters laissent les équipes s’auto-organiser, ce qui est généralement bénéfique. Cependant, lorsque les équipes n’ont pas encore acquis une maîtrise complète de la préparation des System Demos, le Scrum Master doit adopter une approche de « lead by example » pour les guider. Cela permet aux équipes de monter en compétence et d’acquérir plus d’autonomie dans cet exercice. 

Voici une checklist recommandée pour les Scrum Masters : 

• Identifier les fonctionnalités prêtes : Collaborer avec les autres Scrum Masters pour identifier les fonctionnalités susceptibles d’être prêtes pour la System Demo. 

• Préparer les scénarios utilisateurs : Travailler avec le Release Train Engineer, le Product Management, et les Product Owners pour créer des scénarios utilisateurs qui démontrent un maximum de valeur. 

• Soutenir la préparation : Collaborer avec le Product Owner et l’équipe pour répondre aux besoins nécessaires à la démonstration des scénarios utilisateurs. 

• Assurer un environnement de démo stable : Veiller, en collaboration avec la System Team, à ce que l’environnement de démonstration soit stable et que les bons jeux de données soient en place. 

Il aide à la préparation et l’animation l’Inspect & Adapt 

L’Inspect & Adapt (I&A) est un événement clé dans le cadre de SAFe, composé de trois moments forts où le rôle du Scrum Master est crucial, même si ces activités dépassent le périmètre de l’équipe agile. 

PI System Demo 

La PI System Demo est une démonstration à une échelle plus large, réalisée à la fin de chaque Program Increment (PI). Le Scrum Master endosse des responsabilités similaires à celles des System Demos, mais ici, les attentes sont plus élevées et les parties prenantes sont plus nombreuses. Il est important que le Scrum Master facilite l’échange entre les Business Owners et l’équipe agile pour actualiser la Business Value des objectifs du PI terminé. 

Mesures quantitatives & qualitatives 

Comme l’a dit Alan Greenspan, « Il vaut mieux être à peu près juste que précisément faux. »  

Pour améliorer la rapidité et l’agilité, il est essentiel de mesurer de manière fiable l’état actuel du train et de déterminer ce qui peut être amélioré.  

Le RTE et le Scrum Master doivent travailler ensemble pour obtenir des indicateurs de performance précis et à jour. Bien que cette tâche soit principalement sous la responsabilité du RTE, il est fortement recommandé que les Scrum Masters collaborent pour harmoniser leurs pratiques et métriques, ce qui facilite l’analyse et l’exploitation des données.  

En effet, des pratiques homogènes renforcent la fiabilité et l’utilité des données. Dans les contextes difficiles, il n’est pas rare que des indicateurs révèlent des problèmes lors de leur présentation en I&A, provoquant un effet de « bombe ».  

Le Scrum Master peut atténuer cela en partageant régulièrement l’évolution des indicateurs avec les équipes, leur permettant ainsi de mieux utiliser les rétrospectives pour aborder ces nouvelles informations. 

Rétrospective & Atelier de résolution des problèmes 

La rétrospective et l’atelier de résolution des problèmes sont des moments où toutes les équipes identifient ensemble les difficultés communes rencontrées au cours du PI et travaillent en groupe pour trouver des solutions.  

Cet exercice est souvent mal exécuté. Le Scrum Master doit préparer les équipes en amont pour cet objectif, les aidant à réfléchir avant l’événement d’I&A. Sans cette préparation, nous constatons que les collaborateurs ont du mal à comprendre, formuler et restituer les éléments de difficulté au niveau du système, ce qui les conduit à partager en I&A des problèmes propres à leur équipe. 

De plus, il est essentiel que le Scrum Master maîtrise parfaitement l’atelier de résolution des problèmes, par exemple l’utilisation du diagramme d’Ishikawa, afin de faciliter les discussions et de rendre cet exercice plus efficace. Le Scrum Master joue un rôle central dans cet exercice, guidant les équipes par l’exemple (« Lead by Example ») et en les aidant à s’exprimer librement pour tirer le meilleur parti de cette opportunité d’amélioration continue. 

 Le Scrum Master : Catalyseur de Performance et d’Harmonisation dans les Agile Release Trains 

En conclusion, le rôle du Scrum Master est fondamental pour soutenir la performance des Agile Release Trains (ARTs) dans un environnement agile à grande échelle.  

Par son engagement dans la facilitation des cérémonies agiles, l’encadrement de l’itération d’Innovation & Planning, la construction de la relation de confiance avec les parties prenantes, et son implication dans la préparation des System Demos et des événements de l’Inspect & Adapt, le Scrum Master assure non seulement la fluidité et l’efficacité des processus, mais aussi l’amélioration continue des équipes et du train dans son ensemble.  

Son action, en collaboration avec le RTE et les autres acteurs clés, permet de renforcer la prédictibilité, d’optimiser les performances et de garantir que les objectifs sont atteints avec une transparence totale. 

En guidant les équipes avec leadership et en facilitant l’émergence d’idées innovantes, le Scrum Master contribue de manière décisive à la réussite des projets et à la création de valeur durable pour l’entreprise.  

Pour soutenir ces professionnels dans leur mission, Inspearit propose des offres de formation spécialement conçues pour les Scrum Masters, leur permettant de développer les compétences nécessaires pour exceller dans ce rôle stratégique et maximiser l’impact sur la performance des ARTs : 

• SAFe Scrum master avec Certification SSM : Prépare à devenir des Scrum Masters en contexte SAFe®, en maîtrisant la facilitation Agile à grande échelle, la planification des itérations ainsi que le leadership d’équipes agiles. 

• SAFe Advanced Scrum Master avec Certification SASM  : Approfondit la coordination de plusieurs Agile Release Trains (ARTs) dans le cadre de solutions à grande échelle, en fournissant des outils et méthodes pratiques basés sur SAFe® pour gérer la complexité organisationnelle et soutenir les transformations agiles. 

Brian Plus, Consultant