La méthode Kanban : de la visualisation à la performance

Depuis sa publication en 2010 par David Anderson, la Méthode Kanban s’est développée et a mûri en tant qu’approche efficace permettant aux organisations d’atteindre une plus grande agilité business. Elle a été appliquée dans un large éventail de secteurs, dans des organisations allant des start-ups aux grandes multinationales.

Maximiser votre Agilité

L’Agilité est la capacité à s’adapter au rythme exigé par votre marché. Plus votre marché change fréquemment, plus vous devez être agile. La Méthode Kanban vous aide à maximiser votre Agilité en vous proposant des approches pour :

• Visualiser le travail
• Améliorer la livraison de service
• Installer une culture d’amélioration continue.

Nous vous présentons ici les bénéfices que la Méthode Kanban, à travers ces pratiques générales, apporte à la performance de votre entreprise.

Visualiser le travail

Les tableaux kanban, largement répandus, offrent une représentation simple et transparente du travail d’une équipe. Ces tableaux constituent un excellent support pour des réunions fréquentes de suivi d’activité. En outre, ils favorisent un mode de management collaboratif.

La Méthode Kanban intègre une démarche de définition et mise en place de ces tableaux afin qu’ils soient adaptés au réel besoin de suivi d’activité des équipes. Cette démarche consiste à représenter les activités suivant le flux de création de valeur, puis à créer un système visuel de suivi des changements d’état du travail en cours.

Le management prend alors les caractéristiques suivantes :

• Une vision partagée et transparente du travail en cours, des priorités, des règles internes à l’équipe et des enjeux à venir. 
• Un management axé sur la co-responsabilité, la collaboration, la confiance et la recherche de valeurs partagées.
• Des boucles de rétroaction et de décision rapides : l’avancement des travaux sur le tableau chaque matin et la recherche d’optimisation de l’utilisation des ressources au service des délais et de la qualité.

Méthode Kanban : améliorer la livraison de service

Au-delà de l’utilisation simple et visuelle des tableaux, la Méthode Kanban introduit des principes et des métriques dont l’utilisation permet d’améliorer la performance, la prédictibilité et la satisfaction du client, ainsi que de réduire les délais de livraison.

La Méthode Kanban vise à établir un équilibre entre les demandes (des clients) et les capacités (de l’entreprise). Dans les organisations où cet équilibre n’est pas atteint, il est courant de voir des exemples de personnel surmené et improductif, de qualité médiocre, de résultats imprévisibles, de livraisons tardives, de manque de temps pour l’innovation et d’opportunités manquées.

La Méthode Kanban vous donne la possibilité de rééquilibrer l’équation en exploitant différentes techniques pour aider à répondre à la demande tout en améliorant les capacités. En particulier, la limitation du travail en cours et la gestion continue du flux de travail favorisent cet équilibrage en diminuant les retards et sources de blocage. Les tableaux kanban comportent des éléments visuels, quantitatifs, sur l’encours et la capacité, analysés à chaque boucle de décision, en principe quotidienne. Les décisions sont prises de manière collaborative et proactive, en utilisant des informations objectives partagées.

Enfin, les métriques recommandées par la Méthode Kanban vous permettent de mesurer efficacement votre service et d’utiliser les données pour prévoir efficacement vos capacités de livraison. De plus, les boucles de rétroaction vous permettront d’évaluer l’impact des changements que vous introduisez.

Installer une culture d’amélioration continue

La Méthode Kanban est une méthode simple qui crée peu de perturbation, en partant de l’activité courante, et qui produit des bénéfices importants et durables par une amélioration continue, sans rupture. Elle permet d’appliquer les changements aux activités de manière incrémentale et d’accroître la maturité de l’équipe, grâce à l’implémentation de boucles de rétroaction.

La Méthode Kanban définit une approche de conduite du changement basée sur une évolution progressive, qui permet de réaliser des optimisations spécifiques au contexte avec une résistance minimale au changement, tout en maintenant un rythme soutenable pour les équipes. Elle ne prescrit aucune pratique obligatoire, mais donne de meilleurs résultats dans les entreprises où le leadership, l’autonomie et la responsabilité sont encouragés et où toute l’organisation est motivée pour résoudre les problèmes. 

L’efficacité requiert la simplicité. La Méthode Kanban constitue une opportunité pour s’améliorer en continu, simplement et en douceur :

• En continu, car la gestion de flux de travail à travers le système kanban et les limites de travail en cours permettent d’identifier chaque jour des opportunités d’amélioration ;
• Simplement, car les fondements et les pratiques sont rapidement compréhensibles de tous et peuvent être mis en œuvre immédiatement ;
• En douceur, car la Méthode Kanban commence là où vous en êtes, sans big-bang, sans rien changer aux processus, aux rôles et responsabilités ou à l’organisation. Elle prend le parti de l’amélioration évolutive et collaborative, et les pratiques et la démarche s’intègrent aux processus et à l’organisation existante.

Les changements sont progressivement mis en œuvre à trois niveaux : par les équipes pour développer des pratiques durables, par les managers pour améliorer la capacité à fournir des produits et des services, et par des organisations entières pour développer des entreprises réactives capables de naviguer sur un marché en constante évolution.

Conclusion

Les effets que la Méthode Kanban induit sont : une plus grande disponibilité du manager pour écouter, challenger son équipe et sa hiérarchie ; une meilleure gestion des risques grâce à une responsabilité partagée ; l’installation d’une culture d’amélioration continue et collaborative (chacun peut faire acte de leadership et proposer une amélioration aux processus ou aux règles).

Par conséquent, les entreprises voient dans la Méthode Kanban une réponse à ce type de besoins :

• Rendre visible le lien entre la stratégie et les activités opérationnelles ;
• Développer une approche d’inspection et d’adaptation ;
• Rendre les interactions entre les équipes aussi fluides que possible.

Et finalement, les entreprises utilisatrices de la Méthode Kanban améliorent en continu leur performance : elles mesurent un accroissement de la satisfaction de leurs clients via l’amélioration de la qualité et du time-to-market, une augmentation de la valeur délivrée et un meilleur niveau d’engagement de leurs collaborateurs.

Philippe Aknin, Franck Arsene,Pierre-Louis Bergier, Francesco Racanati

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