Les clés de la réussite de votre Obeya

Simple et efficace, l’Obeya est plébiscitée par tous les managers qui ont testé cette pratique Lean. Comment réussir à coup sûr la mise en œuvre d’une Obeya ? Quelles sont les clés pour garantir un succès durable ?

Par Christophe Coupé, Expert Principal Lean Management chez inspearit

L’Obeya, une pratique Lean pour piloter plus efficacement vos activités et dynamiser votre management

Le terme Obeya signifie « grande salle » en japonais. C’est une méthode Lean de management visuel pour piloter les activités d’une équipe. Dans une salle physique ou virtuelle, l’équipe décide de mettre en visibilité toutes les informations nécessaires à son fonctionnement. En quelques semaines, l’Obeya devient un lieu de collaboration intensive, où l’information est affichée et gérée collectivement selon un rituel précis. Pour un manager et son équipe, les bénéfices sont atteints très vite : meilleur partage de l’information, accélération de la prise de décision, anticipation de l’identification et de la résolution des problèmes, engagement accru des collaborateurs, efficacité des réunions…

Un déploiement toujours réussi

En général, l’implémentation d’une Obeya est un succès. Il est presque impossible de la rater et ce pour deux raisons. Tout d’abord parce que le simple fait de structurer, de mettre en visibilité et de partager l’information au sein d’une équipe apporte un nouveau souffle. L’Obeya va mettre de l’ordre là où le désordre pouvait exister. L’équipe y voit plus clair et la prise de décision est accélérée. Enfin, le rituel d’animation de l’Obeya introduit une convivialité et une pratique de l’échange et de l’écoute qui n’existent pas dans une réunion classique. Les discussions entre collaborateurs sont mieux organisées, les débats techniques disparaissent peu à peu et tous se concentrent sur l’essentiel. Les collaborateurs ont alors le sentiment de ne plus perdre leur temps. Le temps passé ensemble est plus agréable et plus efficace.

Une pratique qui peut s’essouffler

Il arrive cependant que la pratique de l’Obeya ne résiste pas au temps. Au fil des rituels, ce qui avait semblé intéressant et efficace pour le manager et son équipe est jugé moins pertinent. Cet abandon n’est pas brutal mais se produit par étape successive. Les signes sont multiples : l’information n’est plus à jour, tel panneau est critiqué, la participation aux échanges se réduit… Pourquoi? Deux raisons expliquent en général cette situation. Premièrement, l’Obeya n’a pas été conçue par l’équipe. L’implémentation consiste à reproduire ce qui a été réalisé ailleurs : on réutilise une Obeya existante, ajustée à la marge. Dans ce cas, dès que l’équipe a progressé grâce à l’Obeya sur la communication, les échanges et l’état d’esprit, l’Obeya devient un frein car le contenu ne répond pas aux enjeux opérationnels de l’équipe. Deuxièmement, l’Obeya n’a pas été déployée comme une réelle démarche Lean, c’est-à-dire avec une logique d’amélioration continue. Il n’a donc pas été prévu de faire évoluer l’Obeya pour tenir compte du contexte de l’équipe, de son niveau de maturité. Ce qui apportait une réelle valeur à un instant devient moins adapté quelques mois plus tard.

Les 4 facteurs clés pour réussir dans la durée

De notre expérience, une Obeya va s’inscrire durablement dans la vie d’une équipe si les 4 conditions suivantes sont réunies. Premièrement le manager ne doit pas simplement soutenir l’initiative. Il doit l’implémenter. Pour rappel, le lean management est une démarche de management. Aussi le manager doit-il porter le lancement, la construction, la mise en œuvre et l’évolution du management visuel. A aucun moment il ne doit se positionner en retrait. L’Obeya doit devenir le cœur de son dispositif de suivi, d’animation et de pilotage de l’équipe. Deuxièmement, le périmètre de l’Obeya doit être défini avec précision. Que souhait-t-on réellement piloter : un comité, un projet, une équipe fonctionnelle, un service, une direction… Fixer le périmètre de l’Obeya permet de clarifier les interfaces de l’Obeya et les participants. Cela facilite de plus les choix de localisation d’une Obeya physique ou la décision de virtualiser l’Obeya. Troisièmement, l’Obeya doit être construite sur mesure, par et pour l’équipe concernée. Chaque panneau, chaque information affichée doivent avoir été conçus et partagés par l’équipe. La construction n’est pas une perte de temps, mais le temps nécessaire pour l’équipe de s’approprier son management visuel. Enfin, l’Obeya doit être appréhendée comme une expérimentation, c’est-à-dire qu’elle doit être améliorée en continue, en termes de format, de contenu et de rituel. Le manager doit donc organiser régulièrement une rétrospective, afin d’identifier entre autres les axes de progrès.

En respectant ces règles simples, le manager pourra pleinement transformer sa dynamique d’équipe, réduire le stress, rendre autonomes ses collaborateurs, accélérer la prise de décision, anticiper les risques… c’est-à-dire améliorer la performance opérationnelle tout en développant les compétences de son équipe.