Votre initiative de transformation correspond-elle à vos objectifs ? Mesures et démarches
Mettre en place un système de mesure du progrès et des résultats pour démontrer qu’une transformation Agile, Produit ou Optimisation des processus répond à ses objectifs n’est pas chose aisée. Cela suppose de s’appuyer sur une démarche solide et sur un ensemble de KPI éprouvés.
Initiative de transformation : quelles mesures et démarches ?
Notre précédent article présentait notre vision de la mesure de la réussite d’une initiative de transformation en distinguant 3 niveaux : collecter des données au niveau local, les consolider pour s’assurer que les objectifs de l’initiative sont remplis et corréler le tout avec les KPI stratégiques de l’entreprise pour s’assurer que l’initiative sert effectivement les objectifs de l’entreprise.
Pour aller plus loin, nous présentons ici une démarche concrète permettant d’aboutir au système de KPI répondant à cet objectif de mesure, et couvrant aussi bien le niveau initiative que le niveau local. En effet, notre expérience auprès de nombreux clients nous a montré que la mise en place d’un système de KPI ne doit pas être laissée au hasard, et qu’elle est efficace lorsqu’elle est effectuée selon une démarche respectant les principes suivants :
- Collaboration et Alignement : tous les acteurs doivent avoir la même connaissance, la même compréhension et la même interprétation des indicateurs. Pour cela, leur définition et leur mise en œuvre, notamment via la collecte de données fiables, doivent être partagées.
- Contenu : les indicateurs doivent permettre une compréhension de la situation, de la tendance et de la projection, à travers une représentation concrète et transparente. Il faut notamment bannir les indicateurs pastèques (verts à l’extérieur et rouges à l’intérieur).
- Ajustement : les indicateurs, c’est une question de curseur. Ils doivent montrer des quantités historisées plutôt que des pourcentages pour permettre d’évaluer une progression, et les seuils de décision doivent être adaptés au déroulement de l’initiative
- Outcome (résultat) : Les indicateurs doivent répondre à l’objectif poursuivi et être réellement utilisés pour prendre des décisions. Quelques indicateurs suffisent, inutile d’envisager une liste à la Prévert
Initiative de transformation : quels indicateurs ?
Reprenons maintenant les différentes catégories de KPI considérées, avec quelques exemples. Nous parlons bien de Key Performance Indicators, tournés vers le résultat, l’objectif poursuivi, et non d’indicateurs répondant à une problématique de pilotage.
Niveau local
- Résultat : Les indicateurs de ce groupe se construisent sur les résultats des activités. Ils permettent d’évaluer la valeur du résultat.
- Flux : Les indicateurs à mettre en place dépendront du type d’organisation de l’entreprise : Agile ou cycle en V, mode Produit, activité de service… Ils doivent permettre d’évaluer pour chaque groupe sa capacité à respecter ses engagements de délai, de valeur livrée et de charge. Nous présenterons différents cas de figure dans les prochains articles.
- Compétence : Nous recommandons une évaluation des pratiques/compétences déployées par les équipes s’appuyant sur des questionnaires, pour chaque groupe concerné. Ainsi, chaque groupe dispose d’un radar des domaines de pratiques / de compétences, avec l’écart par rapport à son objectif mais aussi sa progression, lui permettant d’établir un plan d’action. Les questionnaires dépendent de la nature de l’initiative.
Niveau initiative
- Progression : Il s’agit de mesurer la progression du déploiement de l’initiative et la comparer avec le plan initial. Cela comprend 2 composantes : le niveau de maturité acquis par les différents groupes concernés par le déploiement, mais aussi le nombre de personnes ou de groupes concernés. Le niveau de maturité de l’organisation est obtenu par consolidation des évaluations locales de chaque groupe, et la progression s’exprime en points de maturité pondérés (et non en pourcentage).
- Mieux : Plusieurs facteurs interviennent sur cet axe : la qualité des produits livrés, avec notamment l’évolution du nombre de défauts critiques et majeurs, mais aussi l’adéquation aux besoins des clients, en mesurant les évolutions du périmètre et le taux d’acceptation des produits.
- Plus vite : Il s’agit ici de mesurer la capacité à accélérer la livraison de valeur aux clients et de respecter les délais annoncés. Ces mesures s’obtiennent par consolidation des mesures de type Flow effectuées au niveau local.
- Mieux être : Ici les mesures concernent le niveau de satisfaction et donc d’engagement des acteurs concernés par la transformation. Nous préconisons l’utilisation d’un questionnaire établi en lien avec les valeurs portées par l’entreprise et l’initiative, chaque acteur étant interrogé anonymement, avec un dépouillement global. En complément, il est souhaitable de mesurer le temps dont disposent les acteurs pour l’innovation.
Initiative de transformation : quelle démarche ?
Notre démarche s’appuie sur 2 postulats nécessaires au succès d’une initiative :
- Avoir un système de KPI solide, nécessaire et suffisant ; établi de manière descendante et ascendante et convergeant.
- Piloter la transformation sur la base de ces KPI, en n’hésitant pas à revoir soit les KPI, soit l’approche retenue pour l’initiative.
Au niveau initiative, l’approche consiste en une définition de KPI selon la démarche OKR (Objectifs & Key Results). Au niveau local, l’approche consiste à mesurer ce que l’on connaît à l’aide des outils de pilotage opérationnels. Aux deux niveaux, on s’attache à systématiser et pérenniser les mesures et leur usage. Puis, la relation entre les deux niveaux étant établie, on effectuera la consolidation et la corrélation permettant de démontrer la performance / la valeur de l’initiative.
Conclusion
Nous venons d’illustrer par cet article l’importance du choix des KPI à chaque niveau et la nécessité d’établir un lien entre chacun des niveaux considérés, en gardant à l’esprit que la transformation soutient les objectifs stratégiques de l’entreprise.
inspearit accompagne ses clients sur la définition et la mise en œuvre d’initiatives de transformation en y intégrant sa culture de la mesure au service des objectifs business de l’entreprise. En s’appuyant sur la démarche décrite dans cet article et en proposant un catalogue éprouvé d’indicateurs, les consultants inspearit permettent de tirer toute la valeur des initiatives et de les piloter de bout en bout, dans une perspective d’amélioration continue.
Dans nos prochains articles, nous décrirons comment nous mettons en œuvre cette démarche auprès de nos clients et quels systèmes de KPI nous avons l’habitude de déployer, en prenant plusieurs exemples d’initiatives de transformation.
Marie-Christine Pineau, Philippe Aknin, Damien Lefebvre