Article d'expert
Par Pascal Hagnere & Thierry Ventadour
Privilégier les individus et leurs interactions plutôt que les processus et les outils.
Face à la crise sanitaire actuelle, comment les entreprises ayant mis en œuvre une transformation Agile, peuvent-elle préserver cette valeur fondamentale issue du Manifeste Agile, dans un contexte ou leurs collaborateurs sont en télétravail ?
Comment en particulier faciliter le déroulement des cérémonies Agile et en conserver la valeur ?
Pour l’après crise, quels sont les bénéfices pour l’entreprise que cette expérience forcée a mis en lumière ? Dans quelles situations le télétravail est plus efficace que le présentiel ?
Comment l’entreprise doit-elle se préparer pour mettre en place un télétravail efficace ?
Dans cet article nous répondons à ces questions au travers d’un retour d’expérience sur la réalisation d’un PI planning distanciel chez l’un de nos clients.
Le déploiement du framework d’Agilité à l’échelle SAFe chez ce client a démarré en 2016. Actuellement l’organisation compte environ 800 personnes. 7 trains SAFe ont été déployés.
Le contexte du PI planning que nous avons organisé est le suivant :
Le défi dans l’organisation de cette cérémonie à grande échelle est d’offrir un cadre et des outils qui permettent de :
Deux types d’outils sont nécessaires pour permettre aux équipes d’être efficace en télétravail, et notamment lors d’un PI planning :
1. Un outil pour communiquer
Celui-ci doit permettre une communication synchrone, orale et visuelle, avec la possibilité de transitionner facilement entre des séances regroupant l’ensemble du train, par équipe, en sous-groupes et en face à face.
Il doit permettre également la communication asynchrone sous forme de fils de discussions (post) et de partages de fichiers.Dans notre exemple de PI planning, nous avons utilisé Microsoft Teams pour l’ensemble de ces échanges :
2. Un ou des outils pour visualiser et partager l’information, typiquement un outil polyvalent de tableau blanc virtuel et un outil dédié à la gestion de tickets pour gérer les sprints et incréments ainsi que leurs contenus : user stories et features.
Dans notre exemple, nous avons utilisé https://miro.com comme tableau blanc virtuel, pour interagir sur les éléments de planification et les partager avec l’ensemble du train. Nous avons mis en place un tableau regroupant les éléments de planification mis à jour par les équipes tout au long du PI planning : tableau des features, tableau des risques, tableau des objectifs du PI, tableaux pour le vote de confiance et la rétrospective en fin de PI Planning.
Pour matérialiser la planification des sprints, certaines équipes ont choisi d’utiliser un tableau Miro dédié, d’autres ont préféré utiliser Jira.
Pour fluidifier les interactions entre les features teams et l’équipe programme, nous avons créé un système de tickets dans un tableau Miro permettant aux équipes d’adresser leurs besoins et aux program managers de les contacter dans les meilleurs délais.
L’entreprise a mis à disposition de chaque employé un deuxième écran pour améliorer le confort de travail en permettant de visualiser simultanément la réunion virtuelle et les données utiles.
Cette organisation a parfaitement fonctionné grâce à un service IT ayant anticipé l’infrastructure nécessaire : dimensionnement des VPN et serveurs, clé 3G pour les employés n’ayant pas de réseau filaire. Ces équipes assurant l’administration des outils et de l’infrastructure étaient largement disponibles pour assurer tout support nécessaire, notamment lors des PI Planning.
Enfin, suivant l’adage DevOps disant que ce qui est compliqué et risqué doit être réalisé souvent pour devenir simple et routinier, tous les employés sont habitués à faire du télétravail au moins un jour par semaine. Ainsi, les membres de l’entreprise sont habitués à ce mode de travail et l’infrastructure et les outils sont prêts.
La préparation et la facilitation du PI planning a été assurée par le RTE assisté de 2 coachs.
Ce qui a été apprécié :
Ce qui peut être amélioré :
Réaliser un PI planning à distance pour la première fois nécessite un effort de préparation important.
Il est souhaitable que le RTE soit aidé par un coach, surtout s’il n’a pas d’expérience de facilitation de cérémonie à distance. Il doit aussi s’appuyer sur les Scrum Masters pour préparer l’évènement et sur des experts outils pour apporter tout le support nécessaire aux équipes.
Il doit y avoir des échanges récurrents entre le RTE et les équipes pendant la préparation du PI planning afin que lors du PI planning, les équipes soient familiarisées avec l’agenda et avec les outils et moyens de communication mis en œuvre. Nous avons par exemple créé une page wiki centralisant les informations concernant le déroulement du PI planning
Des réunions préparatoires entre les product managers et les équipes permettent aussi à celles-ci de démarrer le PI Planning en ayant une bonne compréhension des features et une ébauche de découpage des features en stories.
Enfin, le travail à distance demande de la confiance. Il faut au préalable construire cette confiance au sein de l’entreprise. Il ne faut pas hésiter non plus à laisser les équipes s’organiser par elles-mêmes.
Quelques conseils pratiques additionnels à retenir pour la phase de préparation :
Le PI planning à distance demande aux équipes des efforts de concentration soutenue. Il est donc bienvenu de prévoir des moments récréatifs. Ainsi nous avons animé un quizz amusant avant le lancement des travaux en équipe les 1er et 2ème jour.
Cette expérience en complet télétravail, en particulier lors d’un PI planning, montre que ce mode peut être tout aussi efficace qu’un travail en présentiel s’il est bien organisé. Certaines tâches demandant de la concentration personnelle sont plus efficaces, d’autres basées sur les rapports humains le sont moins.
La culture Agile aide l’entreprise à être plus résiliente :
Enfin, le meilleur moyen d’être prêt, est d’anticiper et de pratiquer. N’attendez pas les crises pour vous apercevoir que vous n’êtes pas prêts.
Envoyer à un ami