Privilégier les individus et leurs interactions plutôt que les processus et les outils.

Face à la crise sanitaire actuelle, comment les entreprises ayant mis en œuvre une transformation Agile, peuvent-elle préserver cette valeur fondamentale issue du Manifeste Agile, dans un contexte ou leurs collaborateurs sont en télétravail ?

Comment en particulier faciliter le déroulement des cérémonies Agile et en conserver la valeur ?

Pour l’après crise, quels sont les bénéfices pour l’entreprise que cette expérience forcée a mis en lumière ? Dans quelles situations le télétravail est plus efficace que le présentiel ?

Comment l’entreprise doit-elle se préparer pour mettre en place un télétravail efficace ?

Dans cet article nous répondons à ces questions au travers d’un retour d’expérience sur la réalisation d’un PI planning distanciel chez l’un de nos clients.

Description du contexte

Le déploiement du framework d’Agilité à l’échelle SAFe chez ce client a démarré en 2016.  Actuellement l’organisation compte environ 800 personnes. 7 trains SAFe ont été déployés.

Le contexte du PI planning que nous avons organisé est le suivant :

• Train composé d’une centaine de collaborateurs répartis en
  • 9 features teams
  • 1 system team
  • 1 program team (Product managers + Architectes)
• 100% des collaborateurs en télétravail à leur domicile
• Il s’agissait du 9^ème PI planning sur ce train
• Le PI planning a pour objet de planifier le travail sur le prochain incrément de programme (PI), correspondant à une période de 13 semaines

Le défi dans l’organisation de cette cérémonie à grande échelle est d’offrir un cadre et des outils qui permettent de :

• Favoriser les interactions entre les collaborateurs et entre les équipes du train malgré le contexte, afin de gérer au mieux les dépendances entre équipes, et avoir une compréhension commune des objectifs business et des besoins d’évolution de l’architecture.
• Obtenir à l’issue de la cérémonie, des objectifs et un plan sur lesquels les collaborateurs sont alignés avec un niveau de confiance suffisant pour pouvoir lancer l’incrément de programme (PI).

Principaux moyens mis en œuvre

Deux types d’outils sont nécessaires pour permettre aux équipes d’être efficace en télétravail, et notamment lors d’un PI planning :

1. Un outil pour communiquer
Celui-ci doit permettre une communication synchrone, orale et visuelle, avec la possibilité de transitionner facilement entre des séances regroupant l’ensemble du train, par équipe, en sous-groupes et en face à face.
Il doit permettre également la communication asynchrone sous forme de fils de discussions (post) et de partages de fichiers.Dans notre exemple de PI planning, nous avons utilisé Microsoft Teams pour l’ensemble de ces échanges :

• 1 canal teams général pour les échanges regroupant tous les collaborateurs du train
• 1 canal teams par équipe pour les échanges au sein d’une même équipe
• Des chats temporaires pour les réunions ad-hoc

2. Un ou des outils pour visualiser et partager l’information, typiquement un outil polyvalent de tableau blanc virtuel et un outil dédié à la gestion de tickets pour gérer les sprints et incréments ainsi que leurs contenus : user stories et features.

Dans notre exemple, nous avons utilisé https://miro.com comme tableau blanc virtuel, pour interagir sur les éléments de planification et les partager avec l’ensemble du train. Nous avons mis en place un tableau regroupant les éléments de planification mis à jour par les équipes tout au long du PI planning : tableau des features, tableau des risques, tableau des objectifs du PI, tableaux pour le vote de confiance et la rétrospective en fin de PI Planning.

Pour matérialiser la planification des sprints, certaines équipes ont choisi d’utiliser un tableau Miro dédié, d’autres ont préféré utiliser Jira.

Pour fluidifier les interactions entre les features teams et l’équipe programme, nous avons créé un système de tickets dans un tableau Miro permettant aux équipes d’adresser leurs besoins et aux program managers de les contacter dans les meilleurs délais.

L’entreprise a mis à disposition de chaque employé un deuxième écran pour améliorer le confort de travail en permettant de visualiser simultanément la réunion virtuelle et les données utiles.

Cette organisation a parfaitement fonctionné grâce à un service IT ayant anticipé l’infrastructure nécessaire : dimensionnement des VPN et serveurs, clé 3G pour les employés n’ayant pas de réseau filaire. Ces équipes assurant l’administration des outils et de l’infrastructure étaient largement disponibles pour assurer tout support nécessaire, notamment lors des PI Planning.

Enfin, suivant l’adage DevOps disant que ce qui est compliqué et risqué doit être réalisé souvent pour devenir simple et routinier, tous les employés sont habitués à faire du télétravail au moins un jour par semaine. Ainsi, les membres de l’entreprise sont habitués à ce mode de travail et l’infrastructure et les outils sont prêts.

La préparation et la facilitation du PI planning a été assurée par le RTE assisté de 2 coachs.

Le ressenti des équipes à la fin du PI planning

Ce qui a été apprécié :

• Le PI planning à distance est un succès. D’une manière générale les cérémonies Agile au niveau des équipes et du train se déroulent normalement.
• Pour certains, le travail à distance est plus efficace, étant plus focalisé sur le travail en cours
• Bonne organisation : pour être efficace, une réunion à distance, comme un PI planning, doit être bien préparée (agenda, objectifs de chaque étape, supports, outils de visualisation)
• Déroulement fluide
• Les outils ont bien fonctionné et ont répondu aux besoins
• PI Planning plus écologique (pas de papier, pas de voyage)
• Les réunions préparatoires (en distanciel) entre équipes et product managers ont permis que le PI planning se passe bien

Ce qui peut être amélioré :

• Ne remplace pas un PI planning physique pour les interactions sociales (petits déjeuner avant le démarrage, …)
• Difficulté à se concentrer sur les présentations à distance
• Le PI planning à distance prend plus de temps
• Facilitation pouvant être améliorée dans certains cas. Certaines équipes se répartissant en sous-groupes pour affiner le découpage des features pendant le PI planning, le SCRUM Master a eu des difficultés à coordonner l’ensemble. Ces difficultés n’avaient pas été anticipées.
• Quelques problèmes de connexions

Facteurs de succès d’un PI planning à distance

Réaliser un PI planning à distance pour la première fois nécessite un effort de préparation important.

Il est souhaitable que le RTE soit aidé par un coach, surtout s’il n’a pas d’expérience de facilitation de cérémonie à distance. Il doit aussi s’appuyer sur les Scrum Masters pour préparer l’évènement et sur des experts outils pour apporter tout le support nécessaire aux équipes.

Il doit y avoir des échanges récurrents entre le RTE et les équipes pendant la préparation du PI planning afin que lors du PI planning, les équipes soient familiarisées avec l’agenda et avec les outils et moyens de communication mis en œuvre. Nous avons par exemple créé une page wiki centralisant les informations concernant le déroulement du PI planning

Des réunions préparatoires entre les product managers et les équipes permettent aussi à celles-ci de démarrer le PI Planning en ayant une bonne compréhension des features et une ébauche de découpage des features en stories.

Enfin, le travail à distance demande de la confiance. Il faut au préalable construire cette confiance au sein de l’entreprise. Il ne faut pas hésiter non plus à laisser les équipes s’organiser par elles-mêmes.

Quelques conseils pratiques additionnels à retenir pour la phase de préparation :

• S’assurer en amont des PI planning que l’infrastructure permettra de supporter la bande passante requise pendant le PI Planning en organisant un télétravail régulier.
• S’assurer que les collaborateurs disposent des droits ou licences nécessaires pour accéder aux outils.
• Habituer les équipes à l’utilisation des outils de communication virtuel.
• Adapter l’agenda du PI planning (par exemple raccourcir/synthétiser le brief, autoriser une durée plus longue pour le travail en équipe, prévoir un buffer sur la durée pour anticiper des ralentissements potentiels dus aux conditions). Dans notre cas la durée du PI planning a été de 3 jours au lieu de 2 jours.
• Encourager les équipes à établir une charte d’équipe définissant les règles à suivre afin de fluidifier la communication à distance.

Le PI planning à distance demande aux équipes des efforts de concentration soutenue. Il est donc bienvenu de prévoir des moments récréatifs. Ainsi nous avons animé un quizz amusant avant le lancement des travaux en équipe les 1er et 2ème jour.

Conclusion

Cette expérience en complet télétravail, en particulier lors d’un PI planning, montre que ce mode peut être tout aussi efficace qu’un travail en présentiel s’il est bien organisé. Certaines tâches demandant de la concentration personnelle sont plus efficaces, d’autres basées sur les rapports humains le sont moins.

La culture Agile aide l’entreprise à être plus résiliente :

• L’information doit être disponible facilement et de manière transparente, en utilisant des outils de communication synchrone (visio-conférence), ou asynchrone (discussions en ligne, serveurs de fichiers) pour que les équipes soient efficaces.
• Pour traverser des crises, les équipes doivent avoir une culture de travail collectif, en favorisant les objectifs d’équipe plutôt que des objectifs individuels.
• Le management aide et donne les moyens aux équipes pour qu’elles adaptent leurs modes de fonctionnement à de nouvelles condition de travail. Tout le monde est sur le pont, la confiance est alors fondamentale.

Enfin, le meilleur moyen d’être prêt, est d’anticiper et de pratiquer. N’attendez pas les crises pour vous apercevoir que vous n’êtes pas prêts.