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Blog « Je lance mon 1er train » : Quelques clés pour un démarrage rapide

Vous êtes acteur(trice) du changement au sein de votre organisation, RTE ou coach interne et vous devez organiser votre premier PI planning

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21/04/2020

Article d'expert

Par La communauté inspearit

Cet article décrit les points essentiels à la réussite d’un premier PI Planning. C’est un enjeu important dans la dynamique de lancement d’un programme agile à l’échelle. Le premier PI planning doit être un succès pour soutenir le changement au sein de votre organisation.


Temps de lecture : 4 minutes

Par : La communauté inspearit « Je lance mon 1er train » : Aurélie Vary, Jean-Yves Guilbaud, Sylvain Hochart, Stéphane Déprès

 

Quelles sont les principales difficultés rencontrées dans l’organisation d’un premier PI Planning ?

Si l’on met de côté les changements structurels que la mise en place de SAFe peut induire, les nouveaux coachs SAFe et RTE remontent unanimement deux difficultés opérationnelles lors de la préparation d’un premier PI planning:

  • Un ticket d’entrée important : formation, mobiliser et coordonner tous les acteurs, par quoi commencer, dans quel ordre, complexité des livrables à produire, prérequis à vérifier, …Bref, comment instancier SAFe à votre contexte pour en tirer les bénéfices ?
  • La logistique, en présentiel et/ou à distance : trouver une salle réellement adaptée à l’événement, mettre en œuvre les outils qui permettront aux équipes de communiquer et de formaliser les échanges.

Notre proposition de valeur pour vous aider à réussir

Inspearit, cabinet de conseil en transformation et partenaire Gold SAFe, propose une approche à la carte « Je lance mon 1er train » avec pour objectif de faciliter la préparation, le déroulement et le succès de votre premier PI planning.
Cette approche s’articule sur les axes suivants :

  • La formation : êtes-vous déjà formé(e) ? Si oui, vous disposez déjà d’éléments vous permettant de démarrer. Sinon, pas de panique… Ces formations peuvent maintenant être délivrées à distance.
  • Un dispositif d’accompagnement basé sur des consultants expérimentés ayant des retours d’expérience réels du lancement de programmes agiles à l’échelle, et sur des guides et des modèles créés par nos consultants en compléments des kits standards SAFe. Ces éléments seront contextualisés avec vous par nos consultants. Par exemple, l’agenda type qui permet de cadencer les activités de préparation pour gagner en efficacité et d’embarquer tous les acteurs au bon moment et au bon rythme.
  • La mise à disposition de salles adaptées sous un délai d’un mois (Localisation : Paris, nous consulter pour la province)
  • Une mise à disposition d’outils pour formaliser les échanges et des conseils sur l’utilisation des outils de communication dans le cas d’un PI Planning à distance

 

Focus sur le PI planning

Le PI Planning d’un programme agile à l’échelle selon SAFe implique entre 50 et 125 personnes aux profils variés : équipes agiles, équipes programme et métier, architectes, experts techniques, équipe de production, managers… Réussir les deux journées de ce premier PI Planning nécessite, d’une part que toutes ces parties prenantes soient prêtes et engagées pour le succès du train, et d’autre part que les livrables indispensables au PI Planning soient au niveau de préparation attendu : contexte business, vision produit et architecturale, prérequis au démarrage du train tels que le backlog du programme, la priorisation selon le WSJF, la capacité à faire des équipes, les dépendances éventuelles avec d’autres équipes hors train dont certaines ne fonctionnent peut être pas en mode agile… etc.

 

Les prérequis

La réussite de ces deux journées se joue donc bien en amont : dans la capacité collective de l’organisation à se mobiliser pour les préparer, dès lors que la décision de lancement de train a été prise et que le jalon du PI Planning a été positionné. Au préalable, un certain nombre de prérequis doivent être vérifiés, tels que :

  • L’organisation et les acteurs du train sont identifiés,
  • La maturité Agile existante des équipes est connue,
  • Un plan de cadrage du train est en place,
  • Les dates du PI Planning sont confirmées et les invitations ont été lancées,

 

Un minimum de 4 semaines est le plus souvent nécessaire pour préparer un PI Planning avec sérénité. Sur cette hypothèse, nous avons modélisé un agenda type des semaines précédant le PI Planning, décrivant une chronologie des 35 à 40 activités essentielles à réaliser, comme par exemple :

  • Préparer le contexte métier et la vision produit
  • Evaluer l’état du backlog de chaque équipe
  • Former ou sensibiliser les acteurs à SAFe
  • Former certaines équipes à l’agilité (Scrum)
  • Commander les fournitures et préparer la salle du PI Planning

 

La mise en place de l’équipe

Pour chacune des activités, sont également décrits : qui en porte la responsabilité et qui y contribue, les erreurs à ne pas commettre et des conseils de mise en œuvre ainsi que des modèles et des guides.

Dans le cadre de la préparation d’un premier PI planning nous travaillons principalement avec l’équipe de pilotage de la transformation agile à l’échelle et plus particulièrement avec les responsables de la conduite du changement que sont les RTE, les SPC (SAFe Program Consultant) et les managers.

Pour toutes questions et informations complémentaires n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante :
info.fr@inspearit.com