Pourquoi déployer le Lean management dans les programmes ?

Article paru dans RH Info le 15 septembre 2021

Jamais la notion de performance n’a été autant présente dans les entreprises. Les programmes et les projets, dont la mission est de créer de nouveaux produits / services ou encore de transformer l’organisation et ses pratiques, sont soumis à la pression croissante de la performance. Le Lean management est indispensable aux équipes en charge de ces activités (programme, projet) pour réussir.

Un parcours semé d’embûches..

Manager un programme n’est pas un fleuve tranquille. C’est même tout le contraire. Un programme est un long parcours semé d’embûches. Faire une liste des aléas et des écueils serait un exercice fastidieux et forcément incomplet. Ce qu’il convient de retenir, c’est que le principal enjeu d’une équipe en charge du pilotage du programme ou du projet, consiste à réduire les risques et donc à mettre en œuvre un cadre ou un espace d’animation et de pilotage du programme pour maîtriser les risques et les difficultés, et amplifier les opportunités.

Il faut être honnête et réaliste : il n’existe pas de méthode miracle. Si tel était le cas, alors tous les programmes seraient couronnés de succès et capables de livrer en temps et en heure, avec le niveau de qualité attendu… Ce qui est rarement vrai. Si aucune méthode miracle n’existe, certaines pratiques ont en revanche prouvé leur efficacité, quand elles sont déployées correctement et suffisamment tôt. Pourquoi s’en priver !

Notre expérience terrain nous a convaincus qu’une de ces « bonnes pratiques » consiste à déployer le Lean management au niveau du pilotage du programme. Plus précisément, cela signifie commencer par la mise en œuvre d’un management visuel et des pratiques associées. C’est selon nous la priorité. A travers la mise en place de ce management visuel (quelques panneaux ou bien une Obeya complète), l’équipe de pilotage (programme, projet) va pouvoir adresser les risques, les difficultés et les enjeux, les contraintes, les aléas et le stress général. Les vertus d’un management visuel sont multiples. Nous en citerons quatre : favoriser la mobilisation et l’engagement des différents acteurs, impliquer le top management dans le succès, manager la qualité et finalement piloter et anticiper.

Mobiliser et engager

Tout d’abord, le management visuel facilite la mobilisation et l’alignement des acteurs. Une Obeya (programme, projet) est un lieu de collaboration intensive et ritualisée, où l’information nécessaire est affichée et gérée collectivement. Elle améliore grandement le partage de l’information et accélère la prise de décision. Les échanges efficaces et ciblés permettent d’anticiper l’identification et la résolution des risques et problèmes. Enfin, la pratique favorise la participation et l’engagement des collaborateurs.

Impliquer le top management

Dès lors que l’Obeya existe, l’équipe de pilotage peut inverser une tendance naturelle du top management, qui consiste à analyser en chambre un reporting consolidé. Cela consiste à faire venir les dirigeants sur le terrain, dans l’Obeya, pour y effectuer des revues de programmes opérationnelles, le fameux gemba. Le top management est là pour apporter son appui aux programmes, mais l’exercice est souvent rendu difficile par l’éloignement terrain. Le management visuel réinstaure un contact direct avec les équipes et des échanges fructueux autour des arbitrages à réaliser, des orientations à suivre, et de l’appui à apporter.

Manager la qualité

Même si tout le monde reconnaît que la qualité Produit doit être une préoccupation de tous les jours et à tous les niveaux, force est de reconnaître que la fonction qualité est généralement perçue comme une contrainte voire un frein. Une solution pragmatique consiste à intégrer la fonction qualité dans le management visuel, en partageant et pilotant les exigences de qualité produit et processus dans les panneaux. Le responsable Qualité va ainsi pouvoir échanger avec toutes les parties prenantes et jouer pleinement son rôle d’animation et de promotion des attendus qualité.

Piloter et anticiper

Enfin, le management visuel permet de se projeter au-delà du court terme. Il incite à gérer deux temps : le temps court du plan d’action, le temps long à travers les jalons moyen et long terme, car les deux échelles de temps sont représentées visuellement, et dès lors analysées. Il facilite également le partage et le travail sur des tendances et des indicateurs, qui permettent d’anticiper d’éventuelles dérives. Il offre également la possibilité d’échanger sur les risques et les problèmes, en les identifiant et en choisissant les sujets prioritaires.

Diriger un programme : un métier où toute erreur se paie cash !

Le Lean management et plus spécifiquement le management visuel et surtout les pratiques associées sont un levier majeur de la direction de programme / projet pour gagner en sérénité et en efficacité. Grâce au management visuel, elle se dote d’un cadre d’échanges ritualisé et efficace pour mieux maîtriser les risques et les difficultés, activer les opportunités, en mobilisant les collaborateurs, le top management et la Qualité.

Par Christophe Coupé (Directeur) & Pierre-Louis Bergier (Principal)