Ma vie de RTE

Les entreprises sont de plus en plus confrontées à des attentes croissantes du marché et de leurs clients. Pour répondre à ces exigences, elles utilisent de plus en plus SAFe, un cadre de travail permettant d’être plus rapide et efficace dans la mise en place de solutions. 

SAFe recommande des rôles et responsabilités qui couvrent les besoins fonctionnels, techniques et de soutien aux processus et de l’état d’esprit agile des organisations. Pour ce dernier corpus de responsabilité, cet article se concentre sur celles portées par le rôle de Release Train Engineer (RTE).

Le Release train Engineer (RTE)

Dans notre monde de plus en plus complexe et interconnecté, les sociétés sont confrontées à des attentes de plus en plus fortes de la part du marché et de leurs clients. Pour répondre à ces exigences, elles s’appuient de plus en plus sur SAFe, un cadre de travail qui permet d’être plus rapide et plus efficace dans la mise en place de solutions.

Ce cadre de travail recommande des rôles clairement définis en fonction des champs de responsabilité et d’intervention. Ainsi nous trouvons entre autres dans SAFe, à tous les niveaux de l’organisation, 3 grands types de rôles en fonction d’un focus particuliers :

• Les rôles en charge des besoins fonctionnels tels que le « Solution Manager », le « Product Manager », le « Product Owner ». 
• Les rôles en charge des besoins techniques tels que « l’Enterprise Architect », le « Solution Architect », le « System Architect ». 
• Ou encore les rôles en charge de soutenir le processus tels que le « Solution train Engineer », le « Release Train Engineer » ou le « Scrum Master/Team coach ». Cet article adresse spécifiquement le rôle de RTE.

Ainsi, cet article est fait pour vous si : 

• Vous voulez devenir RTE ?
• Vous êtes déjà en poste sur ce profil et vous voulez avoir un retour d’expérience ?
• Vous souhaitez recruter quelqu’un pour cet emploi ?

A travers les activités et les actions que doit entreprendre un RTE sur une semaine, une itération ou un « Planning Interval » (PI), vous allez appréhender les points suivants : 

• Quelles sont ses missions et ses responsabilités ?
• Dans quel cadre doit-il intervenir ?
• Quelles sont ses marges de manœuvre ?

Qu’est-ce qu’un RTE ?

Mais avant de commencer, il faut répondre à une première question simple : qu’est ce qu’un RTE ?

Ce rôle se situe au niveau d’un train (Agile Release Train)

Dans l’article descriptif de SAFE sur le rôle de RTE, on peut lire que le RTE  » est un servant leader et un coach (…) Les principales responsabilités du RTE sont de faciliter les événements et les processus d’un train et d’aider les équipes à fournir de la valeur. Les RTE communiquent avec les parties prenantes, remontent les obstacles, aident à gérer les risques et favorisent l’amélioration continue.  »

Le mot le plus important dans cette définition est : “SERVANT LEADER”. 

Un « servant leader » sait que sa propre progression passe par l’accompagnement à faire progresser les autres, ceux qui produisent de la valeur. Selon un des principes lean Agile, « les bons leaders doivent d’abord devenir de bons serviteurs. »

Un “servant leader” est quelqu’un qui va se mettre au service de la réussite :

• D’un dispositif (ici un train)
• D’un collectif d’équipes,
• Des utilisateurs etc…

Il ne va pas commander, ni diriger. Il ne va pas dire comment faire les choses. Il fait en sorte que le collectif respecte un cadre, des valeurs et des principes (ici dans notre cas des principes Lean-Agile.)

Il va au contraire :

• Guider les personnes dans l’identification des problèmes et la prise de décision
• Créer un environnement d’influence mutuelle
• Faire preuve d’empathie envers les autres
• Encourager le développement personnel des équipes et des individus
• Persuader plutôt que d’utiliser l’autorité, en montrant l’exemple
• Une pensée systémique
• Soutenir les engagements pris par les équipes

Passer cette définition, comment, concrètement passer à l’action ?

Faire connaissance avec ses camarades de jeux et construire un collectif

Personnellement quand je prends ce poste pour un nouveau client, ma première action n’est pas forcément de comprendre l’environnement fonctionnel ou le métier dans lequel je vais évoluer (ça, ça vient avec le temps, et dans les 1ers instants, honnêtement, on n’y comprend pas grand-chose). Ni de rentrer directement dans les événements ou les réunions que je suis sensé animer (de toute façon cette partie est normalement maîtrisée si on a un peu d’expérience en agilité).

Non, ma première véritable action sera de construire un collectif à travers la rencontre des personnes clés du train : les Product Owner (PO), les Product Managers (PM) et surtout les Scrum Masters (ScM).

Concrètement, pour aller plus loin qu’une simple prise de contact qui ne sortirait pas du cadre professionnel (nom, prénom, ancien poste), j’utilise une personnal map pour découvrir mes futurs camarades de jeux pour les connaître un peu plus mais aussi, tisser des liens relationnels plus forts.

J’ai agrémenté cet atelier avec 4 questions posées à chacun de mes interlocuteurs : 

• Quelles sont vos expériences en agile et surtout en agilité à l’échelle ?
• Qu’attendez-vous d’un RTE ?
• Quels sont selon vous les points de douleurs du train ?
• Quelles sont les personnes clefs (dans et en dehors du train) ?

Au bout de 10 interviews de 45 min étalés sur 2 semaines : 

• J’ai un aperçu assez fin de l’univers dans lequel j’allais intervenir. 
• Je peux aussi tisser des liens forts entre les différentes personnes interrogées. Liens qui me seront utiles plus tard lors d’atelier pour éventuellement « briser la glace » ou lancer des débats dans une ambiance plus sereine. 
• Je peux aussi et surtout en faire une matrice SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunities and Threats). En français : Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces)

Dans notre contexte, cela donne :

Vous l’avez compris, le contenu de la matrice change en fonction du contexte dans lequel vous allez intervenir mais avec elle, vous avez votre propre feuille de route pour les 6 prochains mois minimum !

Vis ma vie de RTE au quotidien

Voici un petit aperçu d’une semaine type avec des variations en fonction de l’avancement de l’itération ou du PI :

Pour animer et réaliser cette feuille de route vous pouvez utiliser le calendrier suivant. Il est à adapter en fonction du contexte dans lequel vous intervenez bien entendu, mais vous devriez normalement retrouver la plupart des événements en gras.

Lundi

• Suivi du PI : Si on commence un lundi qui suit la fin d’une itération une des premières choses à faire est la mise à jour des métriques du suivi du train. Dans mon cas il n’y en avait pas donc il faut tout construire. A terme il faudra travailler sur l’automatisation de ces indicateurs (vélocité, livraison de valeur, suivi du runetc…) pour gagner en fiabilité et productivité.
• Point de synchro avec le (ou les) PM(s) ainsi que les System Architects pour lancer la semaine (45’).
• Mise à jour du support de l’ART Sync (en fonction des nouvelles du moment).

Mardi

• RTE Sync (170’) et une fois tous les 3 mois une journée entière, pour travailler des sujets plus en profondeur avec leurs autres RTE des autres ART de la Large Solution.
• Coach Sync (30’) (Scrum Of Scrums en V5). Toujours bien construire son ordre du jour pour animer cet événement qui peut vite devenir “un événement zombie” si on ne lui apporte par de l’énergie et des choses à travailler (soit dit en passant cette remarque vaut pour toutes les réunions en fait !)
• Une fois toutes les 4 semaines un point d’échange en face à face avec un seul Scrum Master (30’). Le petit point “off the record” qui permet de voir des choses très précises qui n’intéressent pas forcément les autres ScM. C’est aussi un moment qui permet de repasser de l’info s’il manquait à l’appel d’un Coach Sync (SoS).
• Mise à jour du support de l’ART Sync (en fonction des nouvelles du moment)

Mercredi

• Coach Sync (SoS) élargi : on traite un « point dur » sur 45’ (ex : refonte du support d’animation des revues d’itération).
• Si vous êtes dans une large solution : Solution Sync (90’) : état d’avancement du train et remontée d’informations train au niveau large solution.
• Une fois toutes les 4 semaines un point d’échange en face à face avec un seul Scrum Master. Idem que le mardi (30’). A multiplier avec autant de ScM.
• Mise à jour du support de l’ART Sync (en fonction des nouvelles du moment).

Jeudi

• ART Sync (60’) : THE EVENT (avec le PIP) pour un RTE. C’est l’occasion formelle de présenter l’état d’avancement du train (ART) et de remonter les informations des équipes au niveau train et du management de proximité.
• Une fois toutes les 3 semaines : préparation du support de revue d’itération du train (15’) (System Demo). Le gros du travail a été fait courant de la semaine par les équipes mais cela permet de caler précisément la revue d’itération prévue le lendemain (le qui présente quoi et dans quel ordre avec quel message).

Vendredi

• Une fois toutes les 3 semaines : revue d’itération du train (max : 90’) (System Demo).
• Coach Sync (SoS) (30’). Off si la revue d’itération a lieu la même semaine.
• Synchro avec les managers (60’).
• CoP RTE (80’ max) pour prendre les bonnes pratiques pour ensuite les harmoniser au sein de tous les trains.

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Vous avez peut-être remarqué qu’il y a 3 Coach Sync (SoS). Je les ai mis en place, au démarrage de mon intervention, pour construire et consolider le collectif RTE/Scrum Master. A partir d’un certain temps (3 à 4 mois) il n’est plus forcément nécessaire d’avoir autant de point de synchro. Vous en pouvez en garder qu’un seul d’une heure.

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A ce planning hebdomadaire vous pouvez rajouter en fonction de l’actualité du moment : 

• Des onboarding de nouvel arrivant
• Des ateliers de Problem solving/amélioration continue à tous les étages du train
• Diverses préparations et reporting pour le suivi du PI et à destination du management
• Des Challenges pour la montée en compétence des équipes
• Du Coaching d’un rôle ou d’une équipe
• L’animation des PO sync.
• Être en veille sur tous les aspects de l’agilité (livres, conférences, articles, vidéos etc…) qui serait utile de partager dans votre train.

Et tout au long du PI : préparation de toute la logistique du PI PLANNING

• Réservation de salle (si PI Planning en présentiel ou hybride
• Atelier de priorisation des features
• Présentation et pré dispatch des features dans les équipesRécolte des sujets à adresser lors de l’itération d’IP (Innovation and Planning)Construction des supports pour le PI Planning
• Trouver un lieu de convivialité et toute l’organisation qui va autour pour accroître le sentiment d’appartenance à une équipe (fondamental si les équipes sont à distance)

Bref vous l’aurez compris, ce rôle est fortement tourné vers les autres. Ce n’est pas uniquement du reporting d’avancement ou à de la remontée d’informations. Il y a beaucoup de point de synchronisation avec l’ensemble des acteurs du train ou d’une large solution pour s’aligner, mieux se comprendre (le fameux : « on préférera les interactions entre les individus plutôt que les process et les outils ») et in fine gagner en performance de façon durable.

Et comme toutes activités, ce calendrier est à adapter en fonction de la prise de maturité des équipes ou du dispositif ou lorsqu’il y a des événements qui nécessitent un changement (nouveau ScM, nouveau PO etc…)

En fonction du contexte, vos interventions peuvent varier mais vous retrouverez forcément le triptyque : facilitateur, formateur et coach à un moment ou à un autre de vos interventions.

Si vous êtes déjà dans l’état d’esprit nécessaire pour s’épanouir dans ce rôle, vous n’aurez pas forcément besoin de la certification SAFe RTE pour commencer, mais à moment ou à un autre, elle est fortement recommandée pour vous redonner de l’énergie, échanger avec vos pairs, recadrer certaines de vos pratiques, ou bien intégrer des nouvelles idées qui vous seront données lors de cette formation, le tout, pour encore et toujours mieux contribuer et soutenir le développement et la réussite des membres de l’organisation que vous accompagnez.

Franck Arsene, RTE, coach agile, formateur, Certifié SAFe RTE et SAFe SPC