PI Planning : quel devrait être le véritable rôle du Scrum Master ? (1/2)
Dans un contexte de passage à l‘échelle, le rôle de Scrum Master est amené à évoluer en endossant de nouvelles responsabilités notamment celles d’accompagner un train et d’être un facilitateur au moment du PI planning. Or, dans les faits, on observe que le Scrum Master reste le plus souvent en retrait. Conséquences : une confusion sur la compréhension et la nécessité de son rôle au sein de l’organisation dans un contexte de transformation et d’agilité à l’échelle. C’est pourquoi, afin qu’il reste en phase avec l’évolution du marché et les exigences grandissantes des entreprises, le Scrum Master n’a d’autres choix que de revenir au postulat initial de sa fonction, c’est à dire celui d’un « soutien” d’équipe et de l’organisation dans son ensemble. En adoptant une vision systémique, le Scrum Master a vocation à (re) devenir un élément différenciant et central de la transformation. Décryptage.
Pour une meilleure compréhension du propos, cet article nécessite quelques connaissances des éléments de langages du lexique Agile & SAFe, les auteurs considèrent que les détails du Guide Scrum sont déjà connus.
Quel est le rôle de Scrum Master au sein d’une équipe Scrum ?
Le rôle du Scrum Master est ainsi décrit dans le Guide Scrum :
- Il veille à la mise en œuvre de Scrum en accord avec les valeurs de Scrum;
- Il assure l’efficacité de l’équipe Scrum en facilitant l’amélioration de ses pratiques conformément au cadre de travail Scrum ;
- Il exerce un rôle de leader dédié au soutien de l’équipe Scrum et de l’organisation dans son ensemble.
Le Scrum Master est au service de la Scrum Team, du Product Owner et aide l’organisation à comprendre et adopter Scrum.
Scrum Master et SAFe 6 ?
Le framework SAFe 6.0 étend le périmètre d’action du Scrum Master en explicitant désormais son rôle de support au Train dans la livraison de valeur. Dorénavant, le Scrum Master n’est donc plus seulement un coach au service de son équipe, mais également au service du train.
Ainsi, ressortent cinq redevabilités du Scrum Master / Team Coach :
Trois redevabilités sont au service de l’équipe :
- Soutenir l’exécution des itérations
- Améliorer le flux
- Bâtir une équipe hautement performante
Les deux autres redevabilités sont directement dédiées au support du Train :
- Faciliter les PI Planning
- Améliorer les performances du Train
Le Scrum Master ou comment faciliter les PI Planning ?
Comment se prépare un PI Planning ?
Le PI Planning est un événement majeur de SAFe. Il réunit toutes les équipes d’un train afin de planifier et coordonner leurs activités durant la prochaine période d’incrément qui dure généralement entre 8 à 12 semaines.
La majorité des Scrum Masters que j’ai côtoyés restent en retrait des activités de préparations du PI Planning menées par le Product Management (PM) avec les Product Owner, les Business Owners (BO) et les autres parties prenantes.
Pourtant, au cours de ces discussions, des engagements sont parfois pris en avance de phase auprès des BO, pour tenir des jalons importants, sans qu’ils soient assurés de la réelle capacité à faire. De son côté, le PM peut être amené à faire pression sur les équipes pour tenir l’engagement anticipé. Conséquences observées : un plan irréaliste, un “surinvestissement“ des équipes lors du PI Planning, une faible prédictibilité du Train… Autant de facteurs qui impactent la confiance des BO dans la capacité du train à tenir ses engagements.
Dans ce contexte, le Scrum Master ne doit pas rester passif lors de ces activités de préparation. Au contraire, il peut assister le Product Owner dans ses échanges avec le Product Management, en rappelant que l’engagement ne peut être pris que par les équipes durant le PI Planning, en alertant sur le capacitaire de l’équipe, mais aussi en rappelant le cadre avec le RTE. Il doit protéger son équipe de l’excès de flux poussé par le système, anti-pattern que l’on retrouve régulièrement.
Enfin, en s’impliquant davantage dans les activités de préparation du PI Planning, le Scrum Master acquiert une meilleure compréhension des enjeux, du contexte et des défis auxquels l’équipe fait face, ce qui lui permet de guider plus efficacement l’équipe et l’organisation assurant ainsi un meilleur alignement entre la stratégie et sa mise en œuvre.
“Facilitateur » du PI Planning
Le Scrum Master joue également un rôle essentiel de facilitateur pour le train et l’équipe lors des deux jours du PI Planning.
Toutefois, au fil de mes missions, je constate qu’il est rare de rencontrer des Scrum Masters qui maîtrisent véritablement le processus de planification du PI Planning et sont capables de guider leurs équipes avec pertinence et efficacité. Il est courant d’observer des Scrum Masters trop passifs, ou dont les interventions, au lieu de soutenir leurs équipes, tendent parfois à les ralentir.
Par exemple, j’ai été témoin d’un Scrum Master qui demandait à son équipe de découper une story trop “volumineuse”, avec une approche de respect strict du processus, plutôt que d’interroger l’équipe sur les raisons sous-jacentes à cette complexité (dépendances non maitrisées, complexité du système, ou manque de compétences …)
Sans l’impulsion du Scrum Master, nous observons que :
- Les équipes agiles s’égarent dans le déroulement des « Teams Breakout » et soumettent des plans finaux qui manquent de maturité.
- Les équipes consacrent trop de temps à la décomposition et à l’estimation des sujets.
- Les dépendances ne sont pas toutes identifiées ou ne sont pas sécurisées.
- Les objectifs de PI ne sont pas clairs. Ce qui nuit à la compréhension des Business Owners et des autres parties prenantes.
- Les équipes s’engagent au-delà de leur capacité réelle.
- Les équipes se montrent peu confiantes sur la réussite du plan qu’elle propose.
Au lancement d’un Train, le Scrum Master doit donc être très actif et montrer l’exemple, c’est ce qu’on appelle la “posture haute”. En effet, cela permet aux collaborateurs de mieux s’approprier leurs rôles et responsabilités durant l’évènement. Le Scrum Master insuffle ainsi l’état d’esprit et les bonnes pratiques qui rendront l’exécution des prochains PI Planning plus efficaces. Progressivement, le Scrum Master adoptera une “position plus basse” permettant de développer l’autonomie de l’équipe.
Pendant le PI Planning, il est nécessaire que le Scrum Master :
- Facilite la synchronisation avec les autres équipes. Par exemple en allant proactivement à leur rencontre;
- Challenge son équipe et s’assure qu’elle puisse tenir ses engagements ;
- Veille à ce que les objectifs de PI soient bien alignés sur la stratégie de l’entreprise ;
- Ait un devoir de transparence lors de la Rétrospective en l’alimentant, voire en l’animant.
Notre observation après le lancement de plusieurs trains est que les Scrum Masters sont les clés de voûte des équipes agiles durant les PI Planning. Il leur incombe de guider, conseiller et rythmer les « Teams Breakout » dans le but de conduire leurs équipes vers le succès, tout en élaborant un plan final réalisable.
Un PI Planning stimulé sous l’impulsion du Scrum Master
Au-delà de ses responsabilités traditionnelles, le Scrum Master doit intégrer les nouvelles exigences d’un marché en perpétuelle évolution et répondre aux besoins complexes des organisations agile.
Son rôle est crucial dans le succès du PI Planning. En s’impliquant pleinement dans la préparation et la facilitation de cet événement, le Scrum Master assure non seulement une meilleure compréhension des enjeux et des défis, mais il guide aussi son équipe vers une planification plus réaliste et alignée avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Cependant, il est souvent constaté que certains Scrum Masters ne maîtrisent pas entièrement ce processus, ce qui peut entraîner des plans peu mâtures et des engagements irréalistes et irréalisables. Pour optimiser la performance et la cohérence du train agile, une implication active et éclairée du Scrum Master est donc indispensable.
Pour soutenir les Scrum Masters dans ces défis, inspearit propose des offres de formation et du coaching adaptés à tous les niveaux d’expérience ainsi qu’à la complexité des environnements –
- SAFe Scrum master avec Certification SSM : Prépare à devenir des Scrum Masters en contexte SAFe®, en maîtrisant la facilitation Agile à grande échelle, la planification des itérations ainsi que le leadership d’équipes agiles.
- SAFe Advanced Scrum Master avec Certification SASM : Approfondit la coordination de plusieurs Agile Release Trains (ARTs) dans le cadre de solutions à grande échelle, en fournissant des outils et méthodes pratiques basés sur SAFe® pour gérer la complexité organisationnelle et soutenir les transformations agiles.
Dans un second article, nous explorerons comment le Scrum Master peut soutenir la performance du train. Nous examinerons les stratégies et les pratiques qui permettent au Scrum Master de renforcer l’efficacité globale du train et de maximiser son impact dans un environnement agile complexe.
Article co-écrit par Loredana Tudor et Brian Plus, Consultants