Réunions hybrides : comment les rendre (vraiment) efficaces ?

Avec la montée en puissance du télétravail ces dernières années, les réunions en mode hybride, mêlant personnes en présence à celles à distance, sont devenues un élément essentiel de la collaboration professionnelle. Cette nouvelle norme, offrant une souplesse accrue, présente également des défis spécifiques, notamment en ce qui concerne l’efficacité des réunions. La gestion harmonieuse des interactions entre des participants physiquement présents et d’autres connectés à distance représente cependant un défi unique pour les équipes.  

Dans cet article, nous explorons les meilleures pratiques pour des réunions hybrides efficaces, où chaque participant, qu’il soit en présentiel ou à distance, peut pleinement contribuer et se sentir inclus. 

Les défis de la réunion hybride

Parmi les défis complexes auxquels sont confrontées les participants des réunions hybrides, nous pouvons citer situations suivantes : 

• Equilibre de la fluidité dans les échanges : rien de pire sur des réunions hybrides que des participants qui parlent en même temps, qui s’interrompent ou monopolisent la parole, parlant entre elles dans la salle sans tenir compte des personnes à distance, perturbant alors le flux naturel de la conversation.  
• Mauvaise utilisation de la caméra : ne pas voir ses interlocuteurs lors des réunions en ligne nous fait perdre les interactions non verbales et diminue la participation des participants. De plus, ne pas activer sa caméra instille un doute : que fait la personne qui ne veut pas être vue ? 
• Participant fantôme : présent à la réunion mais qui ne participe pas activement, ne suivant pas les échanges ou ayant une autre activité en parallèle. Cette présence passive peut entraver le déroulement de la réunion et compromettre la participation de l’ensemble des membres. 
• Difficultés technologiques : les problèmes de connectivité et les limitations liées aux forfaits de données peuvent entraver la tenue de la réunion en ligne, impactant la qualité de la communication et la participation des participants. Assurez-vous que la technologie utilisée pour les réunions virtuelles est intuitive et facile d’accès. Rien de pire que de perdre les 10 premières minutes d’une réunion à essayer de résoudre des problèmes techniques ! C’est comme essayer de démarrer une réunion dans une salle où la porte refuse de s’ouvrir – ça casse un peu le rythme. 

Comment répondre à ces défis pour rester efficace ? 

Les équipes disposent de diverses méthodes pour effectuer cette transformation. Parmi ces moyens, nous pouvons mettre en évidence : 

• Tableau blanc électronique (Miro, Jira, Word, Teams, etc) : son utilisation lors des réunions hybrides favorise la collaboration en temps réel, en offrant une plateforme visuelle pour l’organisation des idées et facilite la conservation et le partage des informations discutées en réunion. Il permet de mettre les participations en action régulièrement, plutôt qu’en écoute passive. Encouragez également les participants plus silencieux à participer et n’hésitez pas à utiliser également des solutions de quizz en ligne pour mobiliser tous les participants. 
  
  
• Inclusivité pour les personnes en distanciel : assurez-vous que les participants à distance ont un accès égal aux informations, aux ressources et à la possibilité de contribuer aux discussions ou aux activités, afin de créer un environnement équitable pour tous les participants, quel que soit leur emplacement physique. Partager visuellement une synthèse des informations échangées pour vous assurer que les membres de la réunion virtuelle partagent bien un même niveau d’information.  
  
  
• Facilitateur de réunion : mandatez un participant de la réunion pour s’assurer que les personnes ne parlent pas en même temps (gestion des prises de parole), que les personnes entendent bien ce qui se dit dans la salle (utilisation d’un microphone) et que les personnes à distance voient ce qui est écrit sur le tableau blanc (caméra ou tableau électronique). Encouragez à ce que ce rôle tourne entre les participants d’une réunion à une autre. 
  
  
• Garder le dynamisme des réunions : l’utilisation des Liberating Structures peut aider à un engagement accru, à des décisions plus éclairées, à une gestion plus efficace du temps et à un renforcement de la confiance et de l’engagement au sein de l’équipe. Préférez également les réunions courtes et fréquentes, à des réunions longues et espacées dans le temps. Assurez-vous également que vos réunions ont un objectif clair, précis et connu à l’avance des participants. Demandez enfin à un facilitateur de rappeler cet objectif en début de réunion, puis d’interrompre les discussions qui ne sont pas liées à cet objectif. 
  
  
• Limiter le nombre de participants aux réunions à environ 7 personnes maximum afin de favoriser de leur part une participation active. Préférez si besoin plusieurs réunions avec moins de participants. 
  
  
• Accords de réunion (« Working agreements ») : en fonction du nombre de personnes dans la réunion, un accord de travail d’équipe au préalable pour établir des normes de comportement permettant de renforcer l’engagement, d’améliorer la communication, de favorisant la productivité et la cohésion de l’équipe. Voici des exemples de règles pouvant composer ce type d’accord et à utiliser en fonction du contexte :

L’usage de la caméra en fonction de nombre des participants : 

• Pour les réunions impliquant moins de cinq personnes, il est conseillé de demander à tous les participants d’allumer leur caméra pendant toute la durée de la réunion. Étant donné la petite taille du groupe, la communication visuelle revêt une importance significative. 
  
  
• Pour les réunions impliquant un nombre important des personnes, demandez plutôt aux participants d’activer la caméra en début et fin de la réunion, quand ils ont une question à poser, quand il s’agit de leur tour de présenter et quand vous le jugez nécessaire. 

La prise de parole (si nombre important de personnes) : 

• Nommez un facilitateur de la réunion étant chargé de donner la parole et de garantir que celle-ci n’est pas monopolisée. Indiquez par ailleurs aux participants de demander la parole en levant la main dans Teams.  
  
  
• Définissez si besoin un ordre de passage. Par exemple, Teams permet d’indiquer l’ordre des personnes ayant levé la main, ainsi le premier qui a levé la main commence. 
  
  
• Proposez aux participants d’utiliser le fil de discussion de la réunion (« tchat ») pour poser des questions de manière asynchrone. Le facilitateur de la réunion pourra alors se charger de les poser oralement aux moments opportuns. 
  
  
• Utilisez des canevas comme celui proposé par Management 3.0 par sanctuariser ces règles d’équipe :  

Pour aller plus loin 

Chez inspearit, nous reconnaissons l’importance cruciale du mode de travail hybride et de son intégration dans l’environnement professionnel des équipes, en particulier pour les managers. C’est pourquoi nous proposons un parcours de formation spécifique à leur intention, comprenant des master classes dédiées entre autres au mode de travail hybride. 

N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos objectifs et explorer les options d’accompagnement suivantes : 

• Formations spécialisées sur l’agilité et son déploiement, l’impact de l’agilité sur le rôle des managers (Management 3.0, master classes), le leadership agile et la mise en œuvre efficace des OKR. 
• Coaching individuel et ateliers de co-développement conçus spécifiquement pour les managers. 
• Animation d’ateliers facilitant la recherche de solutions par vos équipes, avec la possibilité de s’appuyer sur les recommandations de nos experts dans divers domaines. 

Loredana Mihaela Tudor, José Alvarez, Paul Bricknell, Jean-Yves Guilbaud et Thierry Ventadour, Consultants